E-Mails erstellen - Warum du deine deine Empfänger verwöhnen darfst

E-Mails erstellen - Warum du deine deine Empfänger verwöhnen darfst


E-Mails...

Wie war das noch?

Was sind E-mails?

Wir all verwenden sie.

Damals, als E-mails noch neu waren, haben wir uns über jede E-mail, die rein kam gefreut.

Das ist lange her.


Ende der 90er ging es mit E-mails so richtig los.

Seitdem ist viel passiert.

Heute wird die E-mail nicht mehr als Brief gesehen.

Ein Brief

Den schrieb man einmal.

Mit bedacht, denn der Inhalt war wertvoll.

brief_e-mail e-mail

Und heute mit -E-mails?

Die E-mail ist mit dem klassischen Brief nicht mehr zu vergleichen.

Das hat mehrere Gründe.

Die kommunikation ist eine andere. Schließlich müssen wir nicht Wochenlang auf eine Antwort warten.

Wir können Daten mit E-mails versenden.

Wir können eine E-mail an mehrere Personen versenden.


Und das tun wir auch.

Ob das immer so sinnvoll ist, dazu später mehr.


Ich verwende gerne E-mails.


Jedoch sinnvoll.

Dafür habe ich einige Punkte erarbeitet, anhand dessen du den Weg zu einer guten E-mail findest.


Ist die E-mail das richtige Mittel der Wahl?


Ist die E-mail hier sinnvoll? Wäre ein kurzes Telefonat nicht sinnvoller?

Du kannst dich direkt mit dem Entscheider abstimmen, und kannst gegebenenfalls auftretende Missverständnisse direkt aus dem Weg räumen.

Selbstverständlich nicht, ohne das Gespräch in einer E-mail noch einmal zusammenzufassen.

So eine Gesprächsnotiz ist vor allem dann wichtig, wenn es z.B. um Abstimmung zur weiteren Vorgehensweise in Projekten geht.

Nachher weiß niemand mehr was mündlich vereinbart wurde.

Hier gilt der alte Grundsatz: 

Wer schreibt der bleibt!

Oder ist es ganz, ganz dringend?

Dann nimm den Hörer in die Hand, und ruf an.

telefon alt


Geh direkt zum Schreibtisch, falls es etwas internes ist.

Aber gehe nicht davon aus, dass dein Adressat mehr als dreimal am Tag E-mails liest.

Das heißt, dass eine Antwort innerhalb von 24 Stunden absolut ausreichend ist.

Ausnahmen bilden hier z.B. Beschwerdestellen, Service Adressen etc.



Reicht es aus, nur den Betreff zu verwenden?

Kannst du dein Anliegen in der Betreffzeile beschreiben, kann der angeschriebene direkt auf Antworten gehen (oder die E-mail ignorieren) ohne die E-mail öffnen zu müssen.

Ist der Betreff sinnvoll gewählt?

Im Betreff sollte für den Empfänger klar sein, was in der Email auf ihn zukommt.

Das erleichtert dem Empfänger einzuschätzen, wie wichtig diese E-mail für ihn ist.

z.B. Projekt xy - Lieferung Datenpaket z 


Sind Abkürzungen im Betreff möglich?

Solltest du deine Nachricht nur im Betreff verfassen, kann es sinnvoll sein, durch Abkürzungen Hinweise zu geben.

z.B.

FYA

For your attention/ Zur Bearbeitung

Bedeutet: Du musst diese Email bearbeiten.

z.B. Projekt xy - Bestellung z versenden FYA


FYI

For your information/ Zur Info

Bedeutet: Du musst nicht tun. diese Info solltest du aber haben.

z.B. projekt xy - Bestellung z ist versant FYI


EOM

End of message/ Ende der Nachricht

Bedeutet: Die Nachricht endet hier im Betreff, und geht nicht innerhalb der E-mail weiter.

Kann auch gerne mit den oben genannten kombiniert werden.

z.B. projekt xy - Bestellung z ist versant FYI - EOM


Aber Vorsicht!


Diese Abkürzungen müssen klar kommuniziert sein!

Ansonsten hat man zwar kurze E-mails bzw. nur die Betreffs, aber niemand versteht, was das alles bedeutet!

Zugegeben, diese Form der Nachricht nur im Betreff inkl. Abkürzung nutze ich so gut wie gar nicht.

Jedoch verwende ich FYA und FYI , wenn ich E-mails weiterleite.

wegweiser



Sind die Empfänger beim Erstellen sinnvoll gewählt?


Für mich gibt es eine ganz klare Regel!

Es steht nur ein Empfänger im Feld “An”!

Warum?

Weil meiner Meinung nur dann klar ist, wer diese E-mail bearbeiten muss.

Meiner Erfahrung nach, haben Aufschlüsselungen innerhalb der E-mail, wer was erledigen soll nicht zum Erfolg geführt.


Das Feld “cc” darf auch leer gelassen werden!

Ja, das darf es.


Ich erlebe es oft, dass sogar dutzende von Personen in einer E-mail in cc genommen werden, die mit dem Inhalt der E-mail zwar etwas anfangen können, aber das müssen Sie nicht.

Davon abgesehen behandle ich E-mails , in denen ich in cc angeschrieben werde, quasi als FYI E-mails.


Ich bekomme sie nur zur Info, und muß nichts tun.


Das Feld bcc zu verwenden ist meiner Meinung nach vollkommen unnötig.

Und gefährlich!

Falls du es verwendest, darfst du dich hinterfragen: Warum?

Damit dein Chef etwas mitbekommt , der Kunde es aber nicht sieht?

Wenn dann dein Chef aus versehen auf “allen antworten” geht, bekommst du das als Boomerang zurück, und es wird sehr schnell peinlich.


Also lieber eine gesendete E-mail separat nochmal an den Chef weiterleiten, mit dem Hinweis FYI


Korrekte Anrede?


Achte darauf, dass du eine angemessene Anrede verwendest. Im Arbeitsleben wirst du mit sehr geehrte/-r Frau/Herr nicht daneben liegen.

Wie du schon festgestellt hast, verwende ich hier das respektvolle DU

Da du bis hierher gelesen hast, scheint dich das nicht zu stören.

Vielen Dank!


Auf den Punkt - und keine Romane


Zeit ist Geld!


Deine genauso, wie die des angeschriebenen.

Also halte dich kurz und präzise.

Mehr als ca. 12 Sätze sollten nicht in einer Email stehen.

Ansonsten darfst du dich hinterfragen, ob die Email das richtige Medium ist.

Siehe oben


Die Rechtschreibung


Ja, die Rechtschreibung!

Gehasst, und doch so wichtig.

Ich gebe zu, ohne F7 wäre ich manchmal echt arm dran.

Verwöhne deine Leser mit guter Rechtschreibung.



Für jedes Thema eine eigene Email


Warum das denn jetzt?

Weil es einfacher fällt, darauf zu reagieren.

Und du kannst Themen, die abgeschlossen sind, ablegen.

Was aber , wenn du zehn Dinge fragst.

Du bekommst neun Antworten.


Für die letzte Sache benötigt der Angeschriebene jedoch noch eine Rückmeldung.

Von seinem Vorgesetzten, der Fachabteilung usw.

Dann wirst du die Email nicht abschließen könne, und liest immer wieder die neun abgeschlossenen Punkte.

Der, auf dessen Antwort du noch wartest tut es ebenso.

Was für eine Zeitverschwendung!

Hast du für jedes Thema eine Email, ist alles einfacher.

E-mail beantwortet?



Hast du eine aussagekräftige Signatur?


Bei jeder Email, auch bei Antworten oder Weiterleitungen.

Arbeite mit einer Signatur.

Wie nervig ist es, wenn du die Adresse suchst, oder die Telefonnummer, um kurz etwas nachzufragen?

Natürlich sollten solche Dinge in einem Adressbuch gepflegt sein, aber ie Realität sieht anders aus.

Da ist die Signatur genau am richtigen Ort, und hilft weiter.

Außerdem kannst du auf deine Website hinweisen.

Signatur



Datenversand per Email?

Primär verwendest du E-mails für den Schriftverkehr.

Natürlich wird hier und da mal eine Dokumentation o.ä. angehängt.

Wichtige Daten, vor allem solche, die ggf. der Geheimhaltung unterliegen, solltest du nicht per Email versenden.

Hier bieten sich spezielle Tauschportale an, oder ein eigene FTP Server, der entsprechend verschlüsselt ist.


Unbekannte Absender oder Spam


Ist eine Email offensichtlich Spam, dann gibt es nur eine Möglichkeit:

Sofort ungeöffnet löschen und den Absender sperren!

Manche E-mails sind jedoch recht raffiniert, und z.b. als Bewerbung getarnt.

Das pdf im Anhang ist als Lebenslauf beschriftet.

Natürlich öffnest du es.

Das kann ein großer Fehler sein!

Glaube mir, mein Kollege aus der IT hat sich gefreut, als er unser Netzwerk wieder säubern durfte.

Deshalb:

Bei unbekannten Absendern Anhänge speichern.

Dann unbedingt das Antiviren Programm die Datei prüfen lassen.

Dass ein Antiviren Programm auf aktuellem Stand vorhanden ist, setze ich jetzt einfach mal voraus.

datenversand

Email Ablage

Was passiert mit abgearbeitete E-mail, oder solchen, die nicht mehr benötigt werden?

In deinem privaten Posteingang, oder als Solopreneur kannst du alles in einem Archiv speichern.

Die Suchfunktionen der aktuellen Email Tools sind so gut, dass du E-mails leicht wieder findest.

Im Team sieht das wieder anders aus. Wenn alle auf diese E-mails zugreifen sollen, gibt es z.B. bei der Nutzung einen MS Exchange Servers die Möglichkeit, Projektordner abzulegen.

Alternativ dazu kannst du auch E-mails an ein Programm wie Evernote weiterleiten und dort speichern.



Was willst du vom Empfänger?

“Hallo, ich habe ein Problem. Siehe Screenshot unten”

Und jetzt?

Gesehen.

Gelöscht!

Wenn du, wie im oben genannten Beispiel Hilfe möchtest.

Dann sage das auch deutlich!

Und so Sprüche, wie:

Das ist doch klar, dass ich dann auch Hilfe möchte! Das muss man doch nicht extra sagen!

Vergiss es!

Sage klar, was du vom Empfänger deiner E-mails erwartest.

Und vor allem: Bis wann!


Lessons Learned


Verwöhne die Empfänger deiner E-mails.

Sie werden es dir Danken.

Behandle andere so, wie du von ihnen behandelt werden willst!

Das gilt auch für E-Mails


Was denkst du darüber?

Kommentiere diesen Beitrag, oder trete mit mir in Kontakt

Noch keine Kommentare, sei jetzt der erste! ;)

Was denkst du?

© 2017 by Framework. Powered by Chimpify.